根据《北京外国语大学研究生参加学术会议资助项目管理办法》（北外研【2022】3号）基本要求，制订本研究所实施细则。

第一条 拟参加学术会议资助项目的申请人，参会前应仔细阅读《北京外国语大学研究生参加学术会议资助项目管理办法》、本所实施细则所附最新版《重要学术会议目录》和相关材料要求，填写本所《参加国内外学术会议资助申请表》，由导师就会议及研究生论文情况写明推荐意见。暂未确定导师的申请人，可由本专业教研室主任推荐。

第二条 每年三月和十月，本所按照学校研究生申请参加高水平学术会议资助工作通知要求，安排相关工作。

第三条 资助工作分以下步骤顺序开展：

1、根据《管理办法》第一条要求制定本所各学科专业《重要学术会议目录》，经本单位学术委员会审定并在本单位官方网站上予以公示，报研究生院备案。

2、通知研究所已参会且符合资助条件的申请人登录研究生教务系统——创新平台——学术会议填报，填写并提交已参加的学术会议相关信息。申请人同时须向本所教务管理人员提供以下纸质材料：

（1）经导师签字的参会证明：包括正式邀请函的复印件、会议论文全文的复印件、会议印发的日程安排上印有发言人姓名及发言题目、发言时间的所在页；

（2）会务费、交通费和住宿费原始单据（发票抬头须为“北京外国语大学”）。

纸质材料由所办保留，用于审核申请人资格及办理财务报销手续。

3、本所教务管理人员登录研究生教务系统——培养创新平台——参加学术会议管理，根据本所各学科专业《重要学术会议目录》，结合申请人提交的纸质材料，审核申请人申请资格（如信息有误可批量退回）并确认拟资助金额，填写《国内外学术会议资助项目申请情况统计表》（见附件三，部分内容可从研究生教务系统导出）。

4、本所教务管理人员将以上统计表提交本单位相关学位委员会审核，其中，外国语言文学学科英语语言文学专业统计表提交英语学院学位委员会，德语语言文学专业统计表提交德语学院学位委员会，法语语言文学专业统计表提交法院学院学位委员会，外国语言文学学科比较文学与跨文化研究专业（博士）和中国语言文学学科比较文学与世界文学专业提交中文学院学位委员会。

5、根据我校财务制度规定，为获得资助的研究生办理财务报销手续。

6、对于未获得学校资助的申请人，所学术委员会根据《所内研究生参加国内外学术会议资助管理办法》讨论评选研究所资助人选。

7、登记存档研究生获资助情况。

第四条 报销注意事项：

1、可报销的费用包括：会务费、住宿费、火车票（硬座、硬卧、动车二等座）、机票（经济舱）、市内交通费（出租车票等，总额不超过80元/天，使用租车打车软件出行须另附行程单）。去回程须在北京和会议召开城市往返，在其它城市往返的，须附书面说明；可直达的，须为往返直达票，不得在其他城市中转（如未直达，须附书面说明），不可直达的另议。

2、上述票据单张数额超过1000元的，须提供支付记录。

3、发票单张数额超过1000元或提供的发票为电子发票的，须登录“国家税务总局全国增值税发票查验平台”（网址：https://inv-veri.chinatax.gov.cn/）查询发票真伪，并打印查询结果（其中，在电子发票的查询结果上标注“该电子发票未重复报销”），附在发票后一并提交。

4、参加国外会议的，须在外文单据上，翻译并填写主要信息，包括姓名、参会时间、参会地点、费用类型（会务费/住宿费）、费用金额等。此外，须登录中国银行官网（网址为http://www.boc.cn/sourcedb/whpj/）查询并打印缴费当天汇率（现钞买入价），按此汇率将外币折合为人民币，按规定报销。

5、票据粘贴应符合规范，参见附件五《关于规范会计票据粘贴的通知》。

第五条 本实施细则自2022年3月11日所党政联席会审议通过后实施。

北京外国语大学外国文学研究所

2022年3月11日

附件一：北京外国语大学研究生参加学术会议资助项目管理办法（略）

附件二：外国文学研究所各专业重要学术会议目录

附件三：国内外学术会议资助项目申请情况统计表（略）

附件四：北京外国语大学外国文学所研究生参加国内外学术会议资助申请表（略）

附件五：关于规范会计票据粘贴的通知（略）

附件二：外国文学研究所各专业重要学术会议目录